Superviseur(e) administratif(ve) des associés

Interagit professionnellement avec les clients selon les directives, Traite les communications clients et y répond en temps opportun, Traite de manière autonome les demandes de routine et transmet les demandes clients complexes, Surveille la boîte de réception des courriels des associés, signale et priorise les courriels, Anticipe et gère de manière proactive les calendriers/horaires des associés, Identifie, résout et gère de manière proactive et autonome les conflits de calendrier, Intègre de nouveaux clients et met à jour les entités clientes existantes dans la base de données interne IBS, Saisit les nouveaux contacts des associés dans la base de données interne, met à jour les informations de contact, Gère les contacts des associés conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, Collabore avec les équipes du GTA et du marketing pour les propositions clients, les appels d'offres (RFP), la distribution de courriels, les communications d'événements clients, Gère ou soutient le processus de proposition en collaboration avec les ressources marketing, Crée, révise et distribue diverses communications au nom des associés, Gère les communications de routine au nom des associés et rend compte des actions entreprises, Coordonne et gère les flux de travail/approbations de la gestion des risques, Soutient l'équipe d'engagement pour les mandats clients et les mandats mondiaux multi-cabinets, Coordonne la planification des réunions clients internes et externes, des réunions de leadership et des événements, Compile, transcrit et distribue les procès-verbaux des réunions et assure le suivi des points d'action, Gère les arrangements et réservations de voyages nationaux et internes, Rempli, rapproche et assure la soumission en temps opportun des rapports de temps et de dépenses pour l'associé, Aide aux activités d'intégration et de départ pour le nouveau personnel à temps plein et contractuel, Gère l'attribution des espaces et des bureaux/postes de travail pour le groupe, Agit comme liaison entre les associés et les centres de prestation pour les exigences de gestion des risques et de la facturation, Initie et code les factures, Responsable de la surveillance, de la supervision et du soutien de l'équipe administrative, y compris la gestion de la performance, la formation et la mise en œuvre des processus.

Diplôme collégial ou une combinaison équivalente d'études/d'expérience dans les compétences d'assistant(e) administratif(ve), Minimum de 5 ans d'expérience en administration, Bon jugement et compétences analytiques, Excellentes compétences en communication écrite et orale, Capacité à travailler de manière autonome

Diplôme collégial