Adjoint(e) de direction

Agir comme personne-ressource clé pour le cadre supérieur.,Gérer et tenir à jour les calendriers, coordonner les réunions, les conférences et les arrangements de voyage pour le cadre supérieur.,Surveiller une boîte de réception pour aider à gérer les propositions de réunions, les éléments d'action, et traiter et déléguer les demandes.,Soutenir l'organisation de réunions, de réunions vidéo et en personne (réserver le lieu de réunion et les ressources d'équipement).,Mettre en place et coordonner les sessions de planification d'affaires, les assemblées générales, les réunions du personnel, les réunions de gestion, les réunions bihebdomadaires de l'équipe de direction et les entretiens individuels avec les subordonnés directs.,Au besoin, assurer le suivi de tout point à l'ordre du jour ou livrable, y compris la coordination avec le facilitateur et les présentateurs pour livrer les documents en temps opportun.,Soutenir les objectifs globaux de l'équipe de direction par la coordination de la planification et des documents de réunion.,Coordonner les arrangements de voyage et d'hôtel pour l'équipe, au besoin.,Traiter les rapports de dépenses mensuels et maintenir le calendrier des vacances et les dossiers à jour pour le cadre supérieur et ses subordonnés directs dans Workday.,Valider les rapports de dépenses avant l'approbation du chef de groupe, au besoin.,Travailler en étroite collaboration avec d'autres adjoints de direction de l'organisation pour planifier efficacement les réunions, les événements et gérer les séries de calendriers.,Fournir un soutien administratif aux autres adjoints de direction pendant les vacances et autres absences.,Soutenir le chef de groupe dans les activités visant à renforcer l'engagement des employés.,Préparer les documents de présentation et les ordres du jour des réunions, au besoin.,S'assurer que les informations pertinentes sont accessibles, assemblées et préparées pour les réunions.

Connaissance approfondie des politiques et procédures pertinentes de RBC (p. ex. gestion des vacances et des absences; directives de dépenses; politique de voyage).